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关心下一代工作 
规章制度
办公制度实施细则
广州中医药大学关工委办公制度实施细则
 
(2009年5月21日主任秘书长联席会通过)
 
    根据《广州中医药大学关工委2009年具体工作计划》,学校关工委要建立包括固定岗位聘任人员上班、主要工作记录、文件资料(含工作电话记录,下同)收发、文书归档保管等办公制度。为了确保上述办公制度的健全,特制定本细则。
 
    一、聘任人员上班制度
 
    (一)工作职责
 
    聘任人员组成的办公室,作为学校关工委的日常工作机构,在常务副主任直接领导下负责学校关工委日常事务工作,主要职责有:
 
    1.负责与学校关工委秘书长单位(离退休工作处)、副秘书长单位(学生工作部、团委)的协调具体工作。
 
    2.负责与各二级学院关工分委、各工作组的联络工作,并根据领导意见开展指导协调的具体工作。
 
    3.负责各种会议的会务工作。
 
    4.负责建立健全学习制度的具体工作。
 
    5.负责建立健全办公制度的具体工作,接受学校关工委领导委派参加上级关工委工作会议和学校相关会议等。
 
    6.完成学校关工委领导交办的其他有关工作。
 
    (二)具体要求
  
    1.按国家以及学校有关规定上班,上班时间不迟到,不早退,保证电话有人接听,来访有人接待;有事要请假,外出要在办公室门口张贴告示。如因工作需要,寒暑假以至平常的法定节假日有上班任务,应愉快地接受。
  
    2.要坚持书写上班日志,详细书写一天工作事项;工作电话还要单独详细记录;重要活动要设法建立影像资料。
  
    二、主要工作记录制度
  
    (一)记录内容
  
    1.在上班日志的基础上进行记录;记录材料名称暂定为《广州中医药大学关心下一代工作记事》。
  
    2.凡是学校党委印发有关文件、学校领导关心、解决关工委问题、上级关工委领导检查、指导工作,关工委会议制度、学习制度所涉及的内容以及各工作组、各关工分委开展的活动,都在记录范围。
  
    (二)成果利用
  
    1.与工作简报编印同步,每两个月整理一次,作为工作简报的附录刊发。
  
    2.每年汇总一次,作为工作总结的参考材料。
  
    三、文件资料收发制度
  
    (一)收文要求
  
    1.收到外来单位文件资料(含工作电话记录,下同),均须分类登记在册;类别一般可分:省高校系统关工委来文(包括文件与资料,下同)、上级其他来文、学校(含党政)来文、学校部门单位来文、其他来文。
  
    2.所有来文均须当天收到当天登记,翌日即送关工委常务副主任阅批(法定节假日、双休日顺延)并按阅批意见办理。
  
    (二)发文要求
  
    1.由学校关工委发出的公文(机关代字为“中党关工”)和资料,按下行文、上行文与平行文、一般资料(含影像资料)等分类登记,并须分别注明“电子文件”或“纸质文件”。同时按学习制度中的学习资料印发制度签收要求执行,但所有上行文和要求学校有关部门解决问题的平行文以及有具体任务要求的下行文均须有“纸质文件”送达并要求签收。
  
    2.由学校关工委组织起草、以学校党委名义发出的公文(机关代字为“广中党关”),要单独登记,登记项目要包括草拟稿送达学校党委办公室的时间及签收人,制文完成并从党委办公室领取的时间。这类公文均须有收件人签收,发往校外须要求学校机要交通员(设在校长办公室)签收。
  
    四、文书归档保管制度
  
    (一)归档要求
  
    1.文书归档要做到两个结合:一是归档与登记相结合,文书登记怎样分类,归档就怎样分类。即文书归档分为收文、发文两大类;收文再分省高校系统关工委来文、上级其他来文、学校来文、学校部门单位来文、其他来文,发文再分下行文、上行文与平行文、一般资料和以学校党委名义发文。二是纸质版与电子版相结合,所有文件资料都必须同时归档纸质版和电子版,并且分类一致。
  
    2.归档的两种特殊情况处理:一是上级来文(包括省高校系统关工委来文)发至学校,学校关工委只是办理部门,办结后原文须送回学校党委办公室(或校长办公室),学校关工委要把来文连同办理流水复印归档;二是以学校党委发文,须连同办理过程的文稿及签批首页复印件归档。
  
    (二)保管要求
  
    1.每年按学校校长办公室档案科要求移交文件资料,由其保管;凡已移交文件资料,必须在原登记册上注明或重新造册,不再保存纸质版,但须保存电子版。
  
    2.不必移交学校校长办公室档案科的文件资料,学校关工委办公室要自行妥为保管,保管期限纸质版一般为5年,电子版10年。
  
    注:更新时间为2009年5月22日。
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